Inwerken (ook wel onboarding genoemd) van nieuwe zorgmedewerkers is cruciaal voor een gezonde zorginstelling. In een sector die kampt met personeelstekorten en hoge uitstroomcijfers – bij sommige organisaties vertrekt meer dan 50% van de nieuwe medewerkers binnen het eerste jaar – is een gedegen inwerkprogramma geen luxe maar noodzaak.
De sollicitatieprocedure was al tijdrovend genoeg, maar met het aantrekken, selecteren en aannemen van talentvolle zorgprofessionals ben je er nog niet. Je wilt ze ook goed laten landen binnen je organisatie én behouden voor de lange termijn. Hieronder 12 bewezen tips om je te helpen bij het inwerken van nieuwe collega's in de zorg.
1. Stem verwachtingen duidelijk af
Zijn je nieuwe collega en jij helder over wat jullie van elkaar verwachten? Denk aan essentiële vragen als:
- Waar is hij of zij precies verantwoordelijk voor?
- Wat mag hij of zij van jou als leidinggevende verwachten?
- Bij wie moet hij of zij zijn met vragen?
- Hoe ziet het inwerktraject er concreet uit?
Deze vragen moeten al op of vóór de eerste werkdag helder beantwoord zijn. Er zijn zeker nog meer vragen en verwachtingen die specifiek zullen zijn voor jouw zorgorganisatie. Zorg ervoor dat je een deel van die vragen al van tevoren kunt beantwoorden. En voor de vragen die later komen, is er een buddy!
2. Zorg voor een 'buddy' of vaste begeleider
Die nieuwe collega, hoe talentvol ook, zal tegen dingen aanlopen. Misschien gaan bepaalde verpleegtechnische handelingen net wat anders bij jullie of gebruiken jullie een ander systeem om gegevens in te voeren. Het maakt niet uit wat het is, maar hoogstwaarschijnlijk wil je niet dat je nieuwe collega met alle vragen bij jou of andere leidinggevenden komt.
Koppel je nieuwe medewerker daarom aan een buddy tijdens de inwerkperiode. Het liefst iemand die al een tijdje in je organisatie zit, die weet waar ze je nieuwe collega naartoe kan verwijzen of kan helpen. Iemand die de interne processen kent en die de nieuweling kan begeleiden bij praktische zaken.
"Een buddy-systeem verhoogt de retentie van nieuwe medewerkers met gemiddeld 25% in de eerste zes maanden." – HR-benchmark zorgsector 2024
.png)
3. Zorg ervoor dat je nieuwe collega zich welkom voelt
Als jij de persoon bent die je nieuwe collega heeft aangenomen, dan zal jij waarschijnlijk ook het meeste contact hebben gehad met hem of haar. Het is fijn als je dan een brug kunt bouwen tussen je huidige team en je nieuwe collega.
Bereid je team voor, prijs je nieuwe collega en laat concreet weten hoe je team hun nieuwe collega kan ontvangen (en geef daar ook tijd en ruimte voor). Laat je nieuwe medewerker zich voorstellen aan het team op een moment dat de kans klein is dat er piepers afgaan, zodat er tijd is om écht even "hallo" te zeggen.
4. Regel vooraf alle faciliteiten
Inwerken begint al vóór de eerste werkdag. Wat je wilt is dat je nieuwe medewerkers zich direct kunnen verbinden met je team. Je wilt absoluut niet dat ze dagen bezig zijn met IT-rompslomp omdat ze nog geen login hebben, of dat ze geen pasje hebben of dat ze geen kluisje beschikbaar hebben.
Checklist voor dag 1:
- Werkplek ingericht
- Toegangspasje geregeld
- Login voor systemen actief
- Uniform/werkkleding beschikbaar
- Kluisje toegewezen
- Basis introductietraining ingepland
5. Begin op tijd met het inwerken van nieuwe collega's
De eerste werkdag is eigenlijk al later dan ideaal om te beginnen met inwerken. Het is effectiever om al eerder te starten, in wat je 'preboarding' kunt noemen.
Nodig je net aangenomen zorgprofessional bijvoorbeeld uit voor een teamuitje of informele kennismaking. Het niet hebben van inhoudelijke werkverantwoordelijkheden op zo'n dag zorgt ervoor dat je team echt even kan verbinden met je nieuwe collega.
Uit onderzoek bij Thuiszorg Het Friese Land blijkt dat medewerkers die een digitaal voortraject kregen via een leerapp, 32% minder vragen hadden tijdens de eerste werkweek.
6. Zorg voor inzicht in de bedrijfscultuur
De bedrijfscultuur binnen je team of organisatie is, zoals bij elke groep mensen, opgebouwd uit formele en informele regels. Die 'huisregels' zijn belangrijk voor je nieuwe medewerkers om te volgen, anders voelen ze zich niet deel van de cultuur.
Een deel van die normen en waarden zal hij of zij misschien al volgen (anders had je ze niet aangenomen), maar een deel is handig om expliciet te maken. Vertel over jullie organisatiecultuur in een ontspannen setting, of nog beter: laat gewoon het goede voorbeeld zien.
Concrete tips:
- Deel verhalen over wat jullie belangrijke waarden vinden
- Leg uit hoe er omgegaan wordt met feedback
- Bespreek hoe jullie omgaan met werkdruk en onderlinge ondersteuning
7. Stel een digitaal informatiepakket op
Wat wil je eigenlijk dat je nieuwe collega allemaal weet voordat ze beginnen met werken? Zijn er essentiële stukjes informatie die ze echt moeten kennen? Zo ja, maak een digitaal informatiepakket dat je gemakkelijk kunt updaten voor volgende nieuwe medewerkers.
Je kunt er van alles in kwijt, maar vul het vooral met praktische zaken zoals:
- Een interne telefoonlijst
- Plattegrond van de locatie
- Informatie over parkeermogelijkheden
- Basisprotocollen en procedures
- Introductie van het managementteam
Wil je er meer algemene bedrijfsinformatie in kwijt, laat dan weten dat ze niet alles direct voor de eerste werkdag door hoeven te nemen. Geef nieuwe medewerkers iets om zelf uit te zoeken, ook later in hun inwerkperiode.
8. Vermijd overdaad aan informatie
Aan de andere kant, pas ook op dat je niet een overdaad aan informatie stort op het bord van je nieuwe medewerker. Inwerken in een zorgorganisatie betekent vooral ook heel veel ervaren en meelopen. Hoe meer je nieuwe collega bezig is met in tekst duiken, hoe minder hij of zij meekrijgt van de daadwerkelijke gang van zaken in de praktijk.
"Microlearning is 17-25% effectiever dan traditionele trainingsmethoden voor het behouden van praktische kennis." – Onderzoek Primio 2024
Verdeel informatie in kleine, behapbare stukken die direct toepasbaar zijn in het werk.
9. Maak het persoonlijk
De belangrijkste factor in een goede inwerkperiode is misschien wel het scheppen van vertrouwen. Niet alleen vertrouwen tussen bestaand personeel en de nieuweling, maar ook tussen jou als leidinggevende en de nieuwe medewerker.
Ga dus in gesprek met je nieuwe personeel en zorg ervoor dat je open staat voor hun achtergrond en behoeften. Deel ook je eigen ervaring binnen de organisatie om zo een band van gedeeld vertrouwen op te bouwen.
Praktische ideeën:
- Plan een informele lunch in de eerste week
- Houd korte check-ins aan het eind van elke dag in de eerste week
- Stel persoonlijke ontwikkeldoelen vast in samenspraak met de medewerker
10. Balanceer leren en doen via 'training on the job'
In het begin van het onboarding proces is de nieuwe werkomgeving uitdagend voor je nieuwe werknemers. Het is daarom handig om de focus in het begin vooral op leren te leggen i.p.v. doen. Er is dan minder druk en stress voor je nieuwe werknemer, waardoor hij of zij informatie beter kan opnemen.
Gebruik het DINAMO-model (Moeten, Willen, Kunnen) als basis voor gedragsverandering:
- Moeten: Maak duidelijk waarom bepaalde procedures belangrijk zijn
- Willen: Sluit aan bij intrinsieke motivatie en persoonlijke waarden
- Kunnen: Zorg voor toegankelijke kennis en ondersteuning
11. Vraag regelmatig om feedback op het inwerkproces
Je organisatie verandert door de tijd heen, met nieuw personeel, teams en het werk dat gedaan wordt. Het is dus ook logisch dat elke nieuwe collega net weer wat andere dingen voor zijn of haar neus krijgt.
Om je onboardingsproces up-to-date te houden, kun je je nieuwe medewerker vragen naar feedback:
- Wat vond je waardevol tijdens je inwerkperiode?
- Wat heb je gemist?
- Welke informatie was overbodig of te gedetailleerd?
- Hoe vond je de balans tussen theorie en praktijk?
Dit helpt niet alleen voor het inwerken van die specifieke collega, maar ook voor het verbeteren van het inwerkproces voor toekomstige medewerkers.
12. Gebruik een mobiele leerapp voor onboarding
Nieuwe mensen aannemen is altijd spannend, maar met goede begeleiding, het helder maken van dagelijkse werkzaamheden en duidelijkheid rondom de doelen van het inwerkproces kom je al een heel eind.
Een mobiele leerapp biedt hierbij significante voordelen:
- Toegankelijkheid: informatie altijd en overal beschikbaar
- Consistentie: iedereen krijgt dezelfde basis-informatie
- Flexibiliteit: leren op eigen tempo en moment
- Meetbaarheid: inzicht in voortgang en betrokkenheid
Bij Madeliefje Thuiszorg waren binnen 36 dagen 79% van de uitgenodigde medewerkers actief in de leerapp, met gemiddeld 236 leerkaartjes per medewerker.
.png)
Conclusie: Investeer in goede onboarding voor duurzame inzetbaarheid
Een effectief inwerkprogramma is niet alleen prettig voor nieuwe medewerkers, maar vormt de basis voor duurzame inzetbaarheid en medewerkersretentie. Organisaties die investeren in goede onboarding zien tot 35% minder uitstroom in het eerste jaar.
Wil je meer weten over hoe je de onboarding van jouw zorgmedewerkers kunt optimaliseren met een mobiele leerapp? Bekijk dan onze speciale pagina voor zorgmanagers en vraag een vrijblijvende demonstratie aan.
