Deze gids helpt bij het creëren van een onboarding programma dat niet alleen effectief is, maar ook een vliegende start biedt voor elke nieuwe collega die bij jouw organisatie begint. Voordat we dieper ingaan op de kern van het onderwerp, beantwoorden we een aantal veelgestelde vragen over onboarding:
Waarom is onboarding essentieel voor een nieuwe collega?
De eerste indruk
Elke nieuwe aanwinst in jouw team zal zijn of haar eerste werkdag niet snel vergeten. Deze eerste indrukken zijn cruciaal. Een goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom, gewaardeerd en voorbereid voelen. Het legt de basis voor waardevolle werkrelaties en een positieve werkcultuur.
Tevreden en betrokken zorgmedewerkers
Een effectief onboardingproces is niet alleen gunstig voor de nieuwe werknemer, maar ook voor de organisatie. Het verhoogt de tevredenheid en betrokkenheid van nieuwe medewerkers, wat voor langdurige werkrelaties zorgt.
Snellere inzetbaarheid
Met een goed onboarding programma kunnen nieuwe medewerkers sneller aan de slag en bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Het geeft daarnaast medewerkers de bevestiging dat ze op de juiste plek zitten en de organisatie snel medewerkers kan inzetten . Zeker in de zorg kan dit een cruciaal verschil maken bij uitdagingen rondom personele bezetting.
Kerncomponenten van een goede onboarding
Voorbereiding vóór de eerste werkdag
Voordat de nieuwe collega aan zijn nieuwe baan begint, zijn er een aantal belangrijke aspecten die belangrijk zijn om in orde te hebben.
Contractuele formaliteiten
Zorg ervoor dat al het papierwerk en de bijbehorende contracten op orde zijn. Als nieuwe werkgever is een goede juridische start het halve werk.
Communicatie van essentiële informatie
Stuur een welkomst-e-mail met alle benodigde informatie zoals locatie, tijdstip en agenda voor de eerste dag. Denk ook aan een betrokken contactpersoon: met wie kan de nieuwe medewerker direct contact opnemen bij vragen voorafgaand of op de eerste dag zelf?
Voorbereiding van de werkplek
Een opgeruimde nieuwe werkplek en alle juiste materialen klaar voor gebruik zullen gelijk impact maken en geeft het belangrijke signaal af: we zijn blij dat je er bent.
Activiteiten op de eerste dag
De start van de onboarding is cruciaal. Hoewel elke organisatie anders is, zijn er binnen een goed onboarding programma een aantal belangrijke stappen belangrijk om te integreren:
Verwelkoming en introductie
Een warm welkom kan wonderen doen voor het moreel van een medewerker. Zorg dat er iemand is aangewezen op de werkvloer die de nieuwe medewerker persoonlijk begroet en opvangt. Zijn er gebruiken binnen je organisatie die dit proces ondersteunen, zoals een welkomstbloemetje? Zorg dat het proces voor iedere nieuwkomer gelijk is en maak iemand binnen de organisatie verantwoordelijk voor de juiste uitvoering op het goede moment.
Kennismaking met het team en de bedrijfscultuur
Dit kan niet altijd fysiek, vanwege wisselende of ambulante diensten van collega's, maar probeer het team altijd te introduceren, bijvoorbeeld via video(bellen).
Overzicht van werkzaamheden
Na een tijdje aan de slag te zijn binnen een organisatie zie je als medewerker het werk makkelijk liggen, maar in de eerste dagen en weken is dat niet altijd zo: zorg dat er een duidelijke taakomschrijving ligt voor die eerste periode.
Activiteiten na de eerste week
Na de initiële introductie is het tijd om dieper in te gaan op de rol en verwachtingen.
Behapbare informatie
De nieuwe medewerker zal bestaande kennis misschien moeten opfrissen of zich protocollen en checklists eigen moeten maken. Hiervoor is microlearning een goede leermethode, om zo de nieuwe medewerker op een laagdrempelige manier vertrouwd te maken met de vooronderstelde kennis.
Voortgangsgesprekken
Regelmatige check-ins zijn essentieel om ervoor te zorgen dat de werknemer op de goede weg is en zich voldoende ondersteund en gezien voelt.
Lange termijn onboarding proces
Regelmatige feedbacksessies
Na de eerste weken van onboarding is het belangrijk om de voortgang van de nieuwe medewerker te blijven volgen. Regelmatige feedbacksessies zorgen ervoor dat eventuele problemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt. Dit helpt de nieuwe collega om zich sneller aan te passen en te presteren op het verwachte niveau.
Teambuilding
Het opbouwen van waardevolle relaties binnen de organisatie is cruciaal voor de integratie van de nieuwe aanwinst. Organiseer teambuildingactiviteiten om de nieuwe medewerker te helpen zich te verbinden met collega's en de cultuur van de organisatie.
Best Practices voor Onboarding
Personalisatie van het onboardingproces
Elke nieuwe werknemer is uniek, en daarom moet het onboarding proces flexibel zijn. Personaliseer het proces op basis van de behoeften, achtergrond en toekomstige taken van de medewerker.
Gebruik van technologie en HR-software
In deze digitale tijd kan je als HR-manager profiteren van diverse softwaretools die het onboardingproces stroomlijnen. Deze tools kunnen bijvoorbeeld helpen met het communiceren van benodigde informatie en het volgen van de voortgang van de nieuwe collega. Dit -en meer- kan de Primio app eenvoudig uit handen nemen. Lees er hier meer over.
Rol van mentors en buddies
Een mentor of buddy kan een onschatbare bron van steun en begeleiding zijn voor nieuwkomers. Ze kunnen helpen bij het navigeren door de belangrijkste aspecten van de organisatie en zorgen voor een soepele start. Starten er meerdere medewerkers tegelijk? Denk eens aan het organiseren van een startbijeenkomst met een leer- en sociaal aspect: nieuwe werknemers kunnen dan niet alleen terugvallen op hun toekomstige buddy, maar zijn ook gelijk verbonden met andere nieuwe collega's die in dezelfde positie zitten.
Leven lang leren
Onboarding stopt niet na de eerste werkdag of zelfs na de eerste maand. Het is een doorlopend proces van leren en ontwikkelen. Zorg ervoor dat er voldoende leermogelijkheden en trainingssessies beschikbaar zijn en blijven voor de nieuwe medewerkers. Denk hierbij aan microlearning, een laagdrempelige, plezierige manier van leren die locatie- en tijdsonafhankelijk beschikbaar is voor de moderne, drukke zorgmedewerker van nu.
Veelvoorkomende valkuilen
Te veel informatie in een korte tijd
Het overladen van een nieuwe collega met te veel informatie kan overweldigend zijn. Verdeel de informatie over verschillende dagen of weken. Dit kan je digitaal ondersteunen en in hapklare modules aanleveren. De medewerker kan dan altijd de informatie opvragen.
Gebrek aan follow-up na de initiële onboarding
Zonder regelmatige check-ins en feedback kan een nieuwe medewerker zich verloren voelen. Zorg voor regelmatige follow-ups om hun voortgang en welzijn te controleren: anders is je onboarding programma alleen een kostbaar proces in plaats van een lonende aanpak.
Niet luisteren naar feedback van nieuwe medewerkers
Feedback van nieuwe medewerkers kan inzicht geven in hoe het onboarding programma kan worden verbeterd. Luister actief naar hun feedback en pas het proces aan indien nodig.
Onboarding als cruciaal element voor succesvolle werkrelaties
Het onboarding programma is een cruciaal onderdeel van het succes van een organisatie. Een goed gepland en uitgevoerd onboarding programma kan het verschil maken tussen een nieuwe werknemer die snel vertrekt en een medewerker die een waardevolle, langdurige bijdrage levert aan de organisatie. Door voortdurende verbetering en aanpassing aan de behoeften van de nieuwe medewerkers kan elke organisatie een onboarding programma creëren dat echt de moeite waard is.
Begin vandaag nog met het herzien en verbeteren van je onboarding proces
Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:
- Hoe kan ik het onboardingproces in mijn zorginstelling personaliseren om tegemoet te komen aan de unieke behoeften en achtergronden van elke nieuwe medewerker?
- Welke technologische hulpmiddelen en HR-software zijn beschikbaar om het onboarding programma in de zorgsector te stroomlijnen en te verbeteren?
- Hoe kan ik de ervaringen en inzichten van nieuwe medewerkers tijdens hun onboardingperiode verzamelen en verwerken om het proces te verbeteren?
